Wat de module kan

• Volledige artikel 30-registratieDoeleinden, grondslagen, categorieën betrokkenen en persoonsgegevens, ontvangers, doorgifte en beveiligingsmaatregelen per verwerking.
• Koppelingen door het hele platformVerbind een verwerking aan verwerkingspartijen, applicaties, contracten, DPIA's en bewaartermijnen; incidenten op die verwerking verschijnen er vanzelf bij.
• Afdelingen en eigenaarschapElke verwerking heeft een eigenaar en een afdeling, zodat taken en reviews bij de juiste mensen landen.
• Periodieke herbeoordelingReviewdatums met herinneringen en escalatie; een vergeten verwerking bestaat niet meer.
• Eigen werkprocesVan concept via beoordeling naar vastgesteld, met het workflow-canvas dat u zelf inricht.
• Import en exportNeem uw bestaande register over via import en exporteer voor de toezichthouder of de jaarverantwoording.

Wat de module kan

• Partijdossier met rolVerwerker, subverwerker of verantwoordelijke, met contactgegevens, KvK en risicoclassificatie.
• Overeenkomsten en doorgifteVerwerkersovereenkomsten, doorgifte buiten de EER met grondslag (SCC), en de TIA-registratie.
• Certificeringen en assuranceISO 27001, Verklaring van Toepasselijkheid en scopebeschrijving als bestanden bij het dossier, met geldigheidsbewaking.
• Jaarlijkse beoordelingBeoordelingsdatums met herinneringen; de laatste beoordeling altijd zichtbaar op het dossier.
• Ketenoverzicht bij incidentenBij een datalek ziet u direct welke partijen betrokken zijn en registreert u de melding aan de verantwoordelijke per partij.
• Gekoppeld vanuit allesVerwerkingen, contracten, DPIA's, cameratoezicht en algoritmes verwijzen naar de partij; het dossier toont ze allemaal terug.

Wat de module kan

• Registratie per camerasysteemLocatie, doel, grondslag en de belangenafweging die het toezicht rechtvaardigt.
• Bewaartermijn van beeldenVastgelegde termijnen met de motivering erbij, aangesloten op de module Bewaartermijnen.
• Betrokken partijenCameraleverancier en uitkijkende partijen gekoppeld als verwerkingspartij, inclusief hun overeenkomsten.
• Eigen werkproces en reviewBeoordeling en periodieke herijking via het workflow-canvas, met taken bij de verantwoordelijke.
• RapportageHet volledige cameraoverzicht als rapport voor bestuur, OR of toezichthouder.

Wat de module kan

• Registratie per algoritmeDoel, werking, categorie en de processen waarin het wordt ingezet.
• Leveranciers en cloudDe partijen achter het algoritme gekoppeld als verwerkingspartij, met hun certificeringen.
• Risico en menselijke toetsRisicoclassificatie en de afspraak waar menselijke tussenkomst verplicht is.
• Koppeling met DPIA'sEen algoritme met hoog risico verwijst naar de bijbehorende DPIA.
• Zelfde motor als allesWorkflow, reviews, rechten en rapportages werken hier precies zoals in elk ander register.

Wat de module kan

• Pre-DPIA-toetsEen gestructureerde vragenlijst bepaalt of een volledige DPIA nodig is; de uitkomst is zelf al verantwoording.
• Volledige risicobeoordelingVerwerkingen, risico's, maatregelen en restrisico's systematisch vastgelegd, met versiebeheer per beoordeling.
• FG-advies als vaste stapDe FG adviseert onafhankelijk vóór het besluit; advies en opvolging worden gestempeld vastgelegd.
• Formeel besluit en ondertekeningGoedkeuring langs de ingestelde route, met risicoacceptatie door management en ondertekening van de vaststelling.
• Voorafgaande raadpleging als poortBlijft er hoog restrisico staan, dan dwingt een vaste platformpoort de raadpleging van de AP af.
• HerbeoordelingWijzigt de verwerking, dan agendeert het platform de herijking vanzelf.

Wat de module kan

• Triage met drie uitkomstenDatalek, security-incident zonder persoonsgegevens, of geen incident; één gestempeld besluit dat de juiste sporen start.
• Subformulieren per incidenttypeMalware, verloren apparatuur, beschikbaarheid, toegang, leverancier of fysieke beveiliging: elk type zijn eigen onderzoeksvragen, alleen zichtbaar als het speelt.
• Onderzoek in estafetteOnderzoeksrondes met veld-eigenaarschap: elke rol vult zijn eigen secties in zolang zijn ronde loopt, daarna hard vergrendeld.
• AVG-meldspoorAP-besluit met verplichte motivering, 72-uursbewaking, hoog-risicobeoordeling en het informeren van betrokkenen (artikel 34), elk gestempeld.
• Cbw-meldspoor (NIS2)Significantiebesluit door de CISO, vroegtijdige waarschuwing binnen 24 uur, incidentmelding binnen 72 uur en het eindrapport, met eigen escalatiebewaking.
• VerwerkerstakBent u (sub)verwerker, dan staat het informeren van de verantwoordelijke als aparte taak klaar, direct na binnenkomst.
• Escalaties die vóór de klok vurenTimers bewaken triage, advies en de Cbw-waarschuwing; blijft iets liggen, dan ligt er een escalatietaak bij de juiste rol.
• Afsluitpoort en heropenenEen dossier gaat pas dicht als alle taken en meldtakken rond zijn; daarna is het hard vergrendeld en loopt elke correctie via gecontroleerd heropenen.
• Publiek meldformulierMedewerkers of burgers melden incidenten via een openbaar formulier, met domeincontrole en anti-misbruikmaatregelen.

Wat de module kan

• Alle verzoektypenInzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, elk met zijn eigen afhandelstappen.
• TermijnbewakingDe wettelijke maand met verlengingsmogelijkheid, herinneringen en escalatie als het spannend wordt.
• IdentiteitscontroleVastleggen hoe de identiteit is geverifieerd voordat er iets wordt verstrekt.
• Schorsing van de klokWacht u op de betrokkene, dan pauzeert de termijn aantoonbaar.
• Betrokkenenbrief uit templateHet antwoord gegenereerd uit uw eigen briefsjabloon, klaar voor verzending.
• VerantwoordingDoorlooptijden en uitkomsten in het dashboard en de rapportages.

Wat de module kan

• VersiebeheerElke wijziging een nieuwe versie; de geldende versie is altijd eenduidig, oudere blijven raadpleegbaar.
• Review vóór goedkeuringEen vaste poort verbiedt goedkeuring zonder voorafgaande inhoudelijke review, wie de workflow ook inricht.
• ActualiteitsbewakingDocumenten krijgen een herbeoordelingsdatum; verouderd beleid agendeert zichzelf.
• DocumentnummeringAutomatische nummering in uw eigen formaat, per register instelbaar.
• Gekoppeld aan de praktijkBeleid verwijst naar de registers en processen waarop het van toepassing is; een incident toont het geldende beleid erbij.

Wat de module kan

• ContractdossierContracten met partij, type, looptijd en de documenten erbij, gekoppeld aan verwerkingen en partijen.
• Juridische toets vóór goedkeuringEen reviewstap voor de jurist, daarna de goedkeuringsroute die u zelf instelt.
• OndertekeningEen aparte ondertekenstap na een positief besluit, met vastgelegd bewijs.
• Einddatum- en verlengingsbewakingRuim op tijd een taak bij de eigenaar als een contract afloopt.
• KetenverbandVanaf de verwerkingspartij ziet u alle lopende contracten; vanaf het contract de verwerkingen die erop steunen.

Wat de module kan

• Termijnen per procesGestructureerde bewaartermijnen met grondslag en selectielijst, gekoppeld aan verwerkingen en documenten.
• Platformbibliotheek als startpuntBegin met kant-en-klare standaardtermijnen en stem ze af op uw organisatie.
• Automatische afhandelingAfgesloten incidentdossiers gaan na de ingestelde termijn vanzelf achter slot en grendel, of worden verwijderd terwijl het auditspoor als verantwoording blijft.
• ReviewbewakingTermijnen worden periodiek herbeoordeeld; de taak daarvoor komt vanzelf.

Wat de module kan

• Registratie per regelingWet, artikel of norm met samenvatting, vindplaats en de eisen die eruit volgen.
• StartbibliotheekNieuwe omgevingen beginnen met de relevante basisregelingen al ingevuld.
• Koppeling naar de praktijkElke regeling verwijst naar de registers, processen en documenten die eraan moeten voldoen.
• ActualiteitWijzigt een regeling, dan is direct zichtbaar welke onderdelen van uw dossier geraakt worden.

Wat de module kan

• Acties met herkomstElke actie gekoppeld aan zijn bron: het incident, de audit of de review waar hij uit voortkomt.
• Eigenaar en deadlineEen verantwoordelijke per actie, met herinnering en escalatie bij overschrijding.
• AfsluitpoortEen incident of register-record kan niet dicht zolang er nog open acties aan hangen.
• Slimme acties vanuit takenVanuit een taak of dossier met één handeling een gekoppelde verbeteractie aanmaken.
• EffectiviteitscontroleNa afronding een controle of de maatregel echt werkt, als aparte stap.

Wat de module kan

• Gerichte uitnodiging per e-mailKies het record en de velden die de genodigde mag invullen; de rest blijft onzichtbaar.
• Beveiligde toegangUnieke link met vervaldatum en verificatiecode, zonder dat er een account nodig is.
• Herinneringen en levensduurAutomatische herinneringen en een instelbare geldigheid per uitnodiging.
• Beoordeling van bijdragenGevoelige bijdragen worden altijd eerst door een medewerker beoordeeld voordat ze in het dossier landen, een vaste platformregel.
• Privacy van de genodigdeNaam en e-mailadres worden na afloop volgens uw bewaarinstelling geanonimiseerd.

Wat de module kan

• Automatische detectiePersoonsgegevens in tekst, beeld en video gevonden via slimme patronen, aangevuld met uw eigen regels per organisatie.
• Beoordelen en bijwerkenElke treffer accepteren, afwijzen of zelf aanvullen; markeringen tekent of verschuift u direct in het document.
• Video met volgenEen gemarkeerd gezicht of kenteken wordt over de beelden heen gevolgd, ook als de camera beweegt.
• Risicoscore en drempelsEen score per bestand, met instelbare grenzen; boven de drempel is vier-ogen-controle verplicht.
• Vier-ogen-controleEen tweede paar ogen controleert de export voordat die de deur uitgaat, met een eigen controleweergave.
• Opruimen na afloopBronbestanden verdwijnen automatisch uit de werkbank na de ingestelde bewaartermijn.

Wat de module kan

• Mijn Taken: één lijst voor allesTaken uit alle modules en workflows bij elkaar, met deadline, prioriteit en directe doorklik naar het dossier.
• Direct bericht bij elke stapZodra een taak voor u klaarstaat: een melding in het platform én een e-mail, ook voor alle leden van een rol.
• Herinnering en escalatieEen herinnering vóór de deadline en oplopende escalatie erna, tot en met een tweede niveau met extra ontvangers.
• Claimen en herbedelenRoltaken claimt u naar uzelf; herbedelen kan gemotiveerd, met melding aan de nieuwe eigenaar.
• Agenda en planningTaken inplannen in de agenda, met geschatte duur en werklast in beeld; pauzeren met reden als een taak op een derde wacht.
• Mail en berichtenMail bij het dossier waar hij over gaat, met een centrale en een persoonlijke postbus en rechten per rol.
• Meldingen in de topbarDe bel verzamelt wat er voor u gebeurd is; met één klik alles gelezen.

Wat de module kan

• RelatiedossiersOrganisaties met adres- en contactgegevens, eigen referenties en vrije notities.
• ContactpersonenMeerdere contactpersonen per relatie, met functie en bereikbaarheid, ook bruikbaar in de compliancemodule.
• Alles wat er speelt in beeldProjecten, offertes, facturen en contracten van de relatie op één overzicht.
• Brug naar complianceEen relatie die ook verwerkingspartij is, koppelt u door: overeenkomsten en certificeringen blijven één dossier.
• Rechten per rolBekijken, aanmaken en bewerken apart toewijsbaar, zoals overal in het platform.

Wat de module kan

• ProjectdossiersProjecten per relatie, met status, categorie en verantwoordelijke.
• ProjectafsprakenDe gemaakte afspraken vastgelegd bij het project, als basis voor uren en facturatie.
• ProjectdocumentenBestanden bij het project, met rechten voor toevoegen en verwijderen.
• CategorieënUw eigen indeling voor overzicht en rapportage.
• Uren en facturenTijdregistratie per project en de doorvertaling naar facturen, zonder overtypen.

Wat de module kan

• Uren per projectSnel registreren met omschrijving, datum en duur, gekoppeld aan project en relatie.
• TijdrapportagesPerioderapportages per project of medewerker, met één druk op de knop gegenereerd.
• GoedkeuringRapportages worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze de basis voor facturatie vormen; dat recht is apart toewijsbaar.
• Doorzetten naar facturatieGoedgekeurde uren worden conceptfacturen in de financiële module.
• InzichtGeschreven versus declarabele uren per project en per periode.

Wat de module kan

• Artikelen met opmaakRijke artikelen met koppen, lijsten en afbeeldingen, prettig leesbaar op elk scherm.
• Beheerde inhoudAanmaken, bewerken en verwijderen als aparte rechten, zodat de kennisbank betrouwbaar blijft.
• Altijd binnen handbereikDe kennisbank zit in het hoofdmenu en het gebruikersmenu; hulp is nooit meer dan één klik weg.
• Per organisatieElke organisatie zijn eigen kennisbank, in de eigen huisstijl van de omgeving.

Hoe wij met cookies omgaan

De categorieën

• Noodzakelijk (altijd actief, geen toestemming vereist) Eén gegeven in de lokale opslag van uw browser (scholtenone-cookies) dat uw cookiekeuze onthoudt, met het moment waarop u die maakte. Dit blijft staan tot u het wist of tot wij na twaalf maanden opnieuw om uw keuze vragen. Er worden geen noodzakelijke cookies gedeeld met derden.
• Statistieken (alleen na toestemming)Bedoeld om het gebruik van de website geanonimiseerd te meten en te verbeteren. Op dit moment plaatst deze website géén statistiekcookies; zodra dat verandert, wordt deze verklaring aangevuld met de exacte cookies, bewaartermijnen en eventuele ontvangers, en gebeurt er niets zonder uw voorafgaande toestemming.
• Marketing (alleen na toestemming)Bedoeld voor advertenties en het volgen van bezoekers over websites heen. Op dit moment plaatst deze website géén marketingcookies; ook hiervoor geldt dat er zonder uw voorafgaande toestemming nooit iets wordt geplaatst.

Uw rechten

• Toestemming intrekkenNet zo makkelijk als geven: open "Cookie-instellingen" in de voettekst en zet een categorie uit. Al geplaatste cookies van die categorie kunt u daarnaast wissen via de instellingen van uw browser.
• AVG-rechtenVoor zover met cookies persoonsgegevens worden verwerkt, gelden uw AVG-rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar). Neem daarvoor contact op via info@scholtenone.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wie verantwoordelijk is

Het aanmeldformulier

• Welke gegevensUw naam, de naam van uw organisatie, uw e-mailadres en, als u dat invult, uw bericht. Daarnaast het moment waarop de aanvraag binnenkwam. Zonder het vinkje voor toestemming wordt het formulier niet verstuurd.
• WaarvoorAlleen om contact met u op te nemen over uw aanvraag, zoals in de toestemmingszin bij het formulier staat.
• GrondslagUw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). U kunt die op elk moment intrekken via info@scholtenone.com; wij verwijderen uw aanvraag dan. Wat wij daarvoor met uw gegevens deden, blijft rechtmatig.
• Hoe langZes maanden na binnenkomst verwijdert het systeem uw aanvraag automatisch, ook als die nog niet is afgehandeld. Op uw verzoek eerder. In de versleutelde back-ups staat een aanvraag daarna nog hoogstens een maand.
• Wie ze zietMedewerkers van Scholten One die toegang hebben tot het beheerpaneel. Bij een nieuwe aanvraag krijgen zij een melding en een e-mail; daarin staan uw gegevens niet. De gegevens staan bij [IN TE VULLEN: naam en vestigingsland van de hostingpartij, die als verwerker optreedt]. Verder krijgt niemand ze.

IP-adres en logboek

• Niet in het logboekOns logboek legt bij een aanvraag geen IP-adres en geen browsergegevens vast, alleen het nummer van de aanvraag.
• Tegen misbruikOm misbruik van het formulier tegen te gaan, telt de server per IP-adres hoe vaak het formulier wordt opgehaald en verstuurd. Die teller vervalt na een kwartier. Uw IP-adres komt niet bij uw aanvraag te staan.
• 
  

Cookies en externe bronnen

• Geen cookiesDeze website plaatst geen cookies en meet geen bezoek. Uw cookiekeuze bewaart uw browser zelf, in de lokale opslag; zie de cookieverklaring.
• Lettertype van GoogleDe letter Inter laadt van Google Fonts (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com). Uw browser maakt daarvoor verbinding met servers van Google, en Google ontvangt daarbij uw geanonimiseerd IP-adres.
• Het formulierHet formulier gaat naar ons eigen beheerpaneel. Daarbij worden geen cookies meegestuurd of geplaatst.
• De restAfbeeldingen, video en scripts komen van deze website zelf.

Uw rechten

• Inzien, verbeteren, verwijderenU kunt vragen welke gegevens wij van u hebben, en ze laten verbeteren, verwijderen of overdragen. U kunt ook vragen het gebruik te beperken, of bezwaar maken. Stuur uw verzoek naar info@scholtenone.com. Wij antwoorden binnen een maand.
• KlachtBent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Toegang en identiteit

• Meervoudige authenticatieMFA per organisatie afdwingbaar, met authenticator-app en herstelcodes; de geheimen worden versleuteld opgeslagen.
• WachtwoordbeleidEisen aan lengte en samenstelling per organisatie instelbaar, afgedwongen bij elke wijziging.
• Rechten tot op stap en veldWie iets mag zien, bewerken of besluiten is per module, per workflowstap en per formuliersectie geregeld; elke knop toont vooraf of hij mag, en elke aanvraag wordt server-side opnieuw getoetst.
• Harde rolscheidingEen FG- of CISO-rol kan nooit goedkeurings- of risicoacceptatierechten dragen, en niemand keurt zijn eigen werk goed; dat zijn platformregels, geen instellingen.
• Beveiligde formulierenElke wijziging loopt via een eenmalig formuliertoken; externe bijdragen via uitnodigingen werken met unieke links, vervaldatums en verificatiecodes.

Verantwoording en controleerbaarheid

• Volledige audittrailElke wijziging vastgelegd met wie, wanneer en de oude en nieuwe waarde; ook geweigerde pogingen en het inzien van gevoelige dossiers worden gelogd.
• Aaneengesloten bewijsketenAuditregels worden aan elkaar geketend, zodat achteraf aantoonbaar is dat er niets tussenuit is gehaald.
• Gestempelde besluitenElk formeel besluit, ook het gemotiveerde nee, met naam, moment en motivering; terugdateren of stilletjes wijzigen bestaat niet.
• Archiveren, nooit wissenAfgesloten dossiers gaan achter slot en grendel; correcties lopen via gecontroleerd heropenen, en definitieve verwijdering laat het auditspoor als verantwoording staan.
• Exporteerbaar bewijsDe audittrail en het workflow-auditdocument per dossier zijn direct te exporteren voor uw accountant, FG of toezichthouder.

Waarom het AVG-proof is

• Verantwoordingsplicht (art. 5 lid 2)De registers, gestempelde besluiten en de audittrail vormen samen doorlopend bewijs dat u aan de AVG voldoet; verantwoording is geen jaarlijkse inhaalslag meer.
• Privacy by design (art. 25)Dataminimalisatie zit in het ontwerp: externe bijdragers zien alleen de velden die nodig zijn, hun persoonsgegevens worden na afloop opgeruimd, en vertrouwelijke documenten en exports zijn afschermbaar.
• De wettelijke processen ingebouwdArtikel 30 (verwerkingsregister), 33 en 34 (datalekken met de 72-uursklok), 35 en 36 (DPIA met verplichte AP-raadpleging bij hoog restrisico) en de rechten van betrokkenen: geen losse checklists maar afgedwongen werkprocessen.
• Bewaartermijnen die zichzelf uitvoerenOpslagbeperking is geen voornemen: na de ingestelde termijn handelt het platform dossiers automatisch af.
• De onafhankelijke FG geborgdArtikel 38 lid 6 als platformregel: de FG adviseert en ziet toe, maar kan nooit goedkeuren; de adviesstap kan door geen workflowbeheerder worden weggehaald.
• Klaar voor NIS2Dezelfde discipline geldt voor de Cyberbeveiligingswet: het significantiebesluit, de 24-uurswaarschuwing en het eindrapport als bewaakt proces naast de AVG-meldplicht.
• Strikt gescheiden organisatiesElke organisatie werkt in een eigen, volledig gescheiden omgeving; gegevens vermengen nooit.

Wat de module kan

• Visueel stroomschemaStappen, beslissingen, parallelle sporen en samenkomsten, in overzichtelijke kolommen per spoor getekend.
• Kant-en-klare presetsElk register start met een doordacht schema, van triage tot afsluitpoort, dat u naar uw hand zet.
• Vaste platformpoortenWettelijke regels als niet-uitschakelbare poorten: verplichte velden, rolscheiding, 72-uursbewaking, review vóór goedkeuring, alleen archiveren en de beoordeling van gevoelige bijdragen.
• Deadlines, timers en escalatiesElke stap zijn eigen termijn; timers bewaken de kritieke klokken en vuren escalatietaken vóór de deadline verstrijkt.
• TaakroutesStappen toegewezen aan een gebruiker, rol, afdeling of eenheid, inclusief benoemde rollen die per organisatie automatisch worden opgelost.
• Veld-eigenaarschapFormuliersecties gebonden aan de stap die ze bezit: bewerkbaar zolang de stap loopt, daarna hard vergrendeld.
• Verplichte velden per stapDoorsturen kan pas als de stap compleet is, inclusief voorwaardelijke verplichting per situatie.
• Versies en simulatieWijzigingen eerst als concept, met proefdraaien en een nette overgang voor lopende dossiers.
• Workflow-auditdocumentPer dossier een gegenereerd document dat de hele doorloop verantwoordt.

Wat de module kan

• Rolpresets als startpuntLezer, proceseigenaar, compliance, FG/DPO, CISO, management, tenantbeheerder en auditor, elk met een doordacht rechtenpakket dat u kunt aanpassen.
• Harde rolscheidingEen FG- of CISO-rol kan nooit goedkeurings- of risicoacceptatierechten dragen, ook niet via zelf samengestelde rollen; en niemand keurt zijn eigen werk goed.
• Rechten tot op stap en veldPer workflowstap wie mag lezen, aanvullen, beslissen of afronden; per formuliersectie welke rol hem bezit.
• Afdelingen en eenhedenRechten en taakroutes langs uw eigen organisatiestructuur, tot rol-binnen-eenheid toe.
• Meervoudige authenticatieMFA per organisatie afdwingbaar, met herstelcodes en beheer door de tenantbeheerder.
• Volledige audittrailElke wijziging, inzage en geweigerde poging in een doorzoekbaar en exporteerbaar logboek; dossiers worden gearchiveerd, nooit gewist.
• Strikt gescheiden organisatiesElke organisatie een eigen omgeving met eigen inrichting, rollen en huisstijl.

Wat de module kan

• RapporttemplatesStel zelf samen welke bronnen, kolommen en filters een rapport bevat, en bewaar het als herbruikbaar template.
• Huisstijl en opmaakEigen logo, voetteksten, tabelontwerpen, inhoudsopgave en paginanummering; het rapport oogt alsof uw eigen bureau het maakte.
• Alle registers als bronVan incidentoverzicht tot ketenrapportage: elke module levert zijn velden aan de rapportbouwer.
• Compliance-dashboardDe stand van zaken in één oogopslag: open acties, naderende deadlines, incidenten en reviews, met instelbare drempels.
• SignaleringenRegels die afwijkingen vanzelf oppikken, zoals toegang buiten kantooruren, en ze als signaal agenderen.
• ExportsRapporten en registers exporteren voor bestuur, FG, accountant of toezichthouder.